ในขณะที่รัฐบาลกลางส่วนใหญ่ยังคงทำงานภายใต้การทำงานระยะไกลสูงสุด พนักงานของรัฐบาลกลางกำลังประเมินว่าเครื่องมือใดที่จำเป็นและพร้อมสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งที่พลาดไม่ได้ เนื่องจากบางเครื่องมือมีปัญหาด้านความปลอดภัย ในขณะที่เครื่องมืออื่น ๆ ให้บริการเฉพาะเสียงหรือวิดีโอ แต่ไม่รวมการแชร์ไฟล์ ทำให้ความร่วมมือและการติดตามผลเป็นประสบการณ์ที่ไม่ปะติดปะต่อ แต่หน่วยงานบางแห่งกำลังค้นพบว่าเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันนั้นอยู่ตรงหน้าพวกเขาตลอดเวลา
หน่วยงานของรัฐบาลกลางที่มี Office 365 สามารถเข้าถึง Microsoft Teams
ซึ่งเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้พนักงานจัดเตรียมบริบทเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำผ่านส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ราบรื่นซึ่งรวมการแชท การทำงานร่วมกัน การประชุม การแชร์วิดีโอและข้อมูลด้วยประสบการณ์ที่สอดคล้องกันในแล็ปท็อป และอุปกรณ์เคลื่อนที่
ทีมงานยังปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของหน่วยงานด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานการรับรองสำหรับธุรกิจประเภทต่างๆ รวมถึง FedRAMP และการรับรองความสามารถในการทำงานร่วมกันและความปลอดภัยทางไซเบอร์ของหน่วยงานระบบสารสนเทศกลาโหม Teams ยังเข้ารหัสข้อมูลทั้งหมด รวมถึงเสียง วิดีโอ การแชร์เดสก์ท็อป แชท และไฟล์ต่างๆ
“เราได้รับคำติชมจากลูกค้ารัฐบาลกลางว่าพวกเขาพบความมั่นใจอย่างยิ่งว่าเราใช้ความเข้มงวดแบบเดียวกันในบริการของเรา ในการพัฒนาและการดำเนินงานของบริการเหล่านั้น เช่นเดียวกับที่พวกเขาทำในสภาพแวดล้อมของตนเอง” Steve Faehl, CTO ด้านความปลอดภัยของ Microsoft US กล่าว “ ดังนั้นมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดเดียวกันทั้งหมดที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม เราก็ปฏิบัติตามเช่นกัน”
แต่ Teams ไม่ได้มีไว้สำหรับการทำงานร่วมกันและการประสานงานระหว่างกลุ่มเล็กๆ
เท่านั้น Teams ยังมีความสามารถในการถ่ายทอดสดไปยังผู้ชมจำนวนมากถึง 10,000 คน นั่นหมายความว่าหน่วยงานอิสระส่วนใหญ่ และแม้แต่หน่วยงานระดับคณะรัฐมนตรีบางแห่งก็สามารถเป็นเจ้าภาพให้กับพนักงานทั้งหมดของพวกเขาในการประชุมศาลากลางแห่งเดียว
นอกจากนี้ยังเสนอโอกาสที่ไม่เคยมีมาก่อนให้กับหน่วยงานที่เปิดเผยต่อสาธารณะในการเข้าถึงสาธารณะที่พวกเขาให้บริการ ตัวอย่างเช่น เมื่อเดือนที่แล้ว NASA นำเสนอกิจกรรมออนไลน์เรื่อง “EVA ที่อันตรายที่สุด[1]ในประวัติศาสตร์สหรัฐอเมริกา”. ขับเคลื่อนโดย Teams Live ของ Microsoft ผู้คนกว่า 2,000 คนติดตามดูผู้จัดการสำนักงาน NASA EVA Chris Hansen นำเสนอบทเรียนที่ได้รับจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นระหว่างการเดินในอวกาศเมื่อวันที่ 16 กรกฎาคม 2013 เพียง 44 นาทีใน Spacewalk บนสถานีอวกาศนานาชาติ หมวกของนักบินอวกาศขององค์การอวกาศยุโรป Luca Parmitano เริ่มเติมน้ำ ขณะที่ระดับน้ำเพิ่มสูงขึ้นเรื่อย ๆ มันแพร่กระจายไปทั่วบริเวณด้านหน้าของ Parmitano ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดอุบัติเหตุร้ายแรงได้ สิ่งที่ตามมากลายเป็นเหตุการณ์ EVA ที่อันตรายที่สุดในประวัติศาสตร์ของสหรัฐอเมริกา การนำเสนออุบัติเหตุของ Hansen ระบุและแบ่งปันกับผู้ชมหลายบทเรียนที่สามารถนำไปใช้เพื่อทำให้การปฏิบัติงานที่เป็นอันตรายปลอดภัยยิ่งขึ้น
ในการจัดรายการถ่ายทอดสด เอเจนซีจำเป็นต้องกำหนดบทบาทบางอย่าง ได้แก่ ผู้จัดงาน ผู้ผลิต และผู้นำเสนอ ผู้จัดงานกำหนดเวลาเหตุการณ์และตั้งค่าการอนุญาตสำหรับทั้งผู้เข้าร่วมและกลุ่มเหตุการณ์ โปรดิวเซอร์จะจัดการกิจกรรม ควบคุมสตรีมสดและสลับระหว่างผู้นำเสนอ ผู้นำเสนอแชร์เสียง วิดีโอ หน้าจอ หรือทั้งสามอย่างรวมกันกับผู้ชม และสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงใช้อุปกรณ์ส่วนตัวที่มีกล้องและไมโครโฟน เช่น แล็ปท็อป หรือปรับขนาดได้ถึงระดับการผลิตระดับมืออาชีพด้วยแอปและอุปกรณ์ภายนอก เช่น กล้องหลายตัวหรือมีเดียมิกเซอร์
และ Teams นำเสนอการโต้ตอบในระดับที่เป็นไปไม่ได้ในสถานที่ถ่ายทอดสด ผู้นำเสนอและผู้เข้าร่วมภายในองค์กรสามารถแชร์ไฟล์ ใช้ไวท์บอร์ดดิจิทัล และเข้าถึงบันทึกการประชุมได้ การแชททำให้เซสชันถามตอบเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดงานและผู้นำเสนอ และข้อมูลทั้งหมดสามารถบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงหรือเผยแพร่ในภายหลังได้ และคุณลักษณะเหล่านี้ส่วนใหญ่พร้อมใช้งานก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม
